Az idő nem pénz hölgyeim és uraim, hanem az idő kincs.
Az idő a legbecsesebb dolog, amit valaha is birtokolni fogunk, mert véges. Az arany sem azért drága, mert olyan szépen csillog, hanem azért mert korlátozott mennyiségben áll rendelkezésünkre. Ha ez igaz az időre is, márpedig igaz, akkor nem lenne kötelességünk hatékonyan bánni vele és nap mint nap foglalkozni menedzselésével?
Bevallhatjuk, ha eddig még nem foglalkoztál időgazdálkodással, akkor nagyon nehéz jól és okosan elosztani az időd.
Jómagam nem tudom, hogy az időgazdálkodás miért nem kötelező tantárgy az iskolákban, de ha jobban belegondolunk a pénzgazdálkodás, egészséges kapcsolatok kialakítása és az általános szociális késség fejlesztése sem az.
Összeállítottam 8 pontból álló bejegyzést az időgazdálkodással kapcsolatban, amit, ha tényleg használni kezdünk, akkor már az első hét után érezni fogjuk a pozitív hatást.
A siker nem szerencse, vagy véletlen kérdése, hanem helyes és hatékony időgazdálkodás kérdése. Tudnunk kell, hogy osszuk be az időnk helyesen, mire mikor mennyi időt szánunk, mi a fontos, mi nem. Helyes időgazdálkodással sokkal többre leszünk képesek, megkönnyíti mindennapjaink és a siker elkerülhetetlen lesz. Garantáltan egyszerűbbé teszi az életünk.
#1 Egy megbeszélésnek mindig legyen időkerete
Szóval, ha épp egy meetingen vagyunk valakivel hagyjuk el a csit-csetet, ne töltsünk el felesleges időt csevegéssel. Még egyszer az idő pénz és az értelmetlen fecsegés sokba kerülni nekünk és a pénztárcánk bánja. Mindig, amikor elkezdünk egy meetinget, legyen az Skype meeting vagy személyes találkozás, határozzuk meg, hogy pontosan mennyi időt szánunk rá és tartsuk is magunk hozzá.
#2 Legyenek céljaid
Ha nincs cél, nincs hajtóerő, más néven motiváció, nem fogunk time managementet csinálni, mert egyrészt nincs miért és másrészt nem érdekel minket. Szóval, ha még eddig nem fogalmaztunk meg magunkban a célunkat, céljainkat, akkor legfőbb ideje, mert ez az első lépés. Célkitűzésről és célkövetésről most nem fogok bővebben beszélni. De a cél az, ami húz minket és arra ösztönöz, hogy jobban bánjunk időnkkel.
#3 Használjunk „post it”-et
Mielőtt elkezdnénk napunk, tervezzük meg. Vegyünk elő pár darab „Post it”-et és írjuk rá, miket akarunk elvégezni aznap. Színek szerint kategorizálhatjuk fontossága és sürgőssége szerint. Például, ami fontos és sürgős, az pink színű papírra írjuk, ami nem sürgős, de fontos, azt kék és így tovább. Később visszatérek még erre a sürgős-fontos feladatok csoportosítására. Amint megvagyunk egyik feladattal, dobjuk el a post-it-et, és élvezzük a tudatot, hogy egyre kevesebb post it van asztalunkon. Amúgy ez szuper motiváció és jó folyamatos visszajelzésnek is, hogy látjuk, hogy haladunk a napunkkal és eredményeket érünk el, hisz minden ember eredményorientált. Nem beszélve arról, hogy milyen jó érzés egy elvégzett feladat után eldobni a post-it-et.
Fontos: Minden feladatnak használjunk külön Post-it-ot!
#4 Vegyünk egy naptárt és használjuk céltudatosan!
A naptár a legjobb barátunk. Mindig töltsük ki alaposan. Meg tudsz ítélni egy embert a naptára tartalmáról. Ha ránézel egy naptárra és tele van, ki van töltve rendesen még a következő hét is, akkor tudjuk, hogy az az ember nagyon elfoglalt, sokat dolgozik az üzletén és tippelhetsz, mekkora lehet a jövedelme. De a másik esetben, ha egy embernek üres a naptára, vagy csak elvétve találsz bejegyzéseket, akkor ott még van min dolgozni.
A legjobb időszak a naptár bejegyzéseken dolgozni este. Miért? Reggel általában tele van a fejed az aznapi teendőkkel és nagy nyomás alatt állsz, mely megnehezíti a tervezést. Még előző este szánjunk rá 10-20 percet, mit akarunk másnap elvégezni. Felállítjuk a prioritásokat és beírjuk a naptárunkba. Reggel, amikor felkelünk nincs más dolgunk, mint nekiállni a napnak, nyugodtan, megfontoltan, hisz már előző nap megterveztük. A másik nagyon fontos aspektus, hogy ha már este eldöntöttük, hogy mi akarunk véghez vinni másnap akkor éjjel, miközben alszunk a tudat alattink már elkezdhet dolgozni a kivitelezésen, s reggel új ötleteket kaphatunk. Most itt fontos lesz a prioritás, de még mielőtt a prioritásról beszélnék, nézzük meg az ötödik pontunk.
#5 Határozzuk meg, hogy melyik a nap leghatékonyabb, produktívabb szakasza
Melyik típus vagy? Ez nagyon fontos és kihagyhatatlan pont! Reggeli típusok vagyunk, vagy este érezzük igazán energetikusnak magunkat? Én személy szerint reggeli típus vagyok, ezért is szeretek korán reggel felkelni és este pedig időben ágyba bújni. Reggel, amikor felkelek, tele vagyok energiával, és életerővel, futószalag, egy jó kis joga és egy 10 perces meditáció után felébredek, és úgy érzem meg tudom váltani a világot. Nektek mikor van egy nap lefolyása alatt az a pár órára, amikor a csúcson vagytok, és jól tudtok koncentrálni?
Tanulmányozzátok magatokat egy teljes hétig és jegyezzétek fel magatoknak azt az időszakot, amikor a legintenzívebben tudtok koncentrálni és a legproduktívabbak vagytok, mert ez lesz az az időszak, amiben a legnehezebb feladatokat kell elvégeznetek. Ezt a pár órácskát nagyon jól ki kell használni, mert sajnos az emberi test és főleg az agy úgy lett kitalálva, hogy bizony hamar elfárad. És egy fáradt fizikummal, aggyal már csak az alacsonyabb prioritású feladatokon érdemes dolgozni. Ez tényleg nagyon fontos pont.
#6 Prioritások felállítása
Ez egy nagyon fontos szó, ha időgazdálkodásról van szó. Amikor úgy érzed, hogy el vagy havazva, mert annyi mindent kell csinálnod, hogy azt sem tudod hirtelen, hogy mihez fogj hozzá. Ez általában azért van, mert nincs felállítva megfelelő prioritás. Maga a prioritás szó azt jelenti, hogy elsőbbség. Nagyon fontos és kritikus meghatározni életünkben mi a prioritásunk. Meg kell határoznunk, hogy mik azok a feladatok, tevékenységek, melyek prioritással kell, hogy bírjanak. Ha tehetjük, mindig csináljuk azokat a feladatokat, amik a legfontosabbak, a számunkra legproduktívabb napszakban.
Amivel a napod legnagyobb részét töltöd, több pénz hoz be neked vagy csak nagyon lefoglal? A time management legfontosabb része, hogy olyan feladatokra koncentrálj és olyan feladatokkal tölts időd nagyrészét, amiből pénz kovácsolhatsz.
- Pénzt hozó feladatok, mint új emberekkel találkozni, vevőkkel kapcsolatot építeni. Tehát döntsd el, hogy mennyi időt akarsz pénzt hozó feladatokkal eltölteni egy héten és vasárnap este jegyezd be őket a naptáradba. Ez lehet olyan 30-40 %.
- Csapatépítés. Ez általában sok időt vesz igénybe. Ez is olyan 30-40% (Ha még hiszel az egyszemélyes vállalkozásokban, olvasd el a következő bejegyzésem: „Egyedül már nem megy”)
- Ahogy nő az üzletet, annál több úgy mond apróságokat kell csinálnod. Emails, szórólapok, könyvelés, repülő, szállás foglalások, postára menni, megrendelni a termékeket, feladni a termékeket és a többi – melyik üzletben mik ugye. Ez 10% körülbelül. Ezekhez behozhatsz segítséget – később delegáció!
- Tanulás – nagyon fontos. Szeminárok, konferenciák, könyvek olvasása, hanganyagok hallgatása, fejlődés. 10-20%.
A Covey féle sürgős-fontos mátrix itt tökéletesen alkalmazható. Tehát, amikor nem tudjuk olyan könnyen felállítani a prioritásunkat, akkor ez egy hihetetlenül hasznos mátrix, ami a segítségünkre siet és támogat minket felfedezni mi az, ami fontos és mik azok, amiket ki kell vágni az életünkből, ha sikeresek akarunk lenni a szakmánkban.
Az egyik legfontosabb képesség, amivel a sikeres emberek rendelkeznek az az, hogy ők különbséget tudnak tenni a sürgős feladatok és a fontos feladatok között. Azok a feladatok, amik csak megzavarnak a munkánkban és elterelik a figyelmünket és azok a feladatok, amíg segítenek nekünk felépíteni a vállalkozásunk és eljuttatnak minket onnan, ahol most vagyunk oda, ahol lenni akarunk, nagyban különböznek egymástól.
Stephen Covey sürgős-fontos mátrix – feladatok beosztása
Stephen Covey sürgős-fontos mátrix – Eredmények
Nehéz az elején, de hatásos!
Telefon: „Ne válaszolj minden telefonhívásra.” A sürgős, de nem fontos kategóriába tartozik. Ez egy jó technika fegyelmed továbbfejlesztésére.
Email: Gyakorold, hogy nem válaszolsz rögtön az E-mailekre, csak mert épp beérkeztek. Kivéve, ha üzlettel kapcsolatosak és fontosak. Ehelyett tervezz be egy időt, amikor válaszolsz az összes emailre (Tim Ferris tanácsa). A jók így csinálják. Ezt hívják koncentrációnak. Például, ha válaszolsz egy emailre minden órában ez rettentően leköti a figyelmet és folyamatosan elveszíted koncentrációd. Ha adsz neki egy időt, például délután 3 óra minden nap, akkor gyorsabb is lesz a folyamat. Mert a harmadik email megválaszolása után úgy mondják, hogy „belelendülsz” és ezzel is időt takaríthatsz meg.
#7 Idő megtakarítási taktikák
- Sikeres vállalkozóknak kivétel nélkül otthoni személyes könyvtáruk van, a többieknek pedig nagyképernyős TV-je. TV nézés. Nos, aki ismer engem tudja, hogy nincs TV-m és soha nem is lesz. Az tudja, hogy reggelemet jogával és meditációval kezdem, nem pedig a haszontalan hírek olvasásával. Attól nekünk nem lesz jobb, ha tudjuk, hogy miért zuhant le az a bizonyos repülő 6000 kilométerrel arrébb vagy, hogy hány kilót hízott az énekes nő Shakira az elmúlt hónapban. Tehát hogy hogyan kezdjük a napunkat egy kritikus pont, ha jó időgazdálkodást akarunk elérni (ha többet akarsz megtudni arról, hogy milyen egy sikeres vállalkozó reggeli rutinja, akkor kattints ide: „A nyerő reggeli rutin”).
- Közösségi média – nem hiszem, hogy ez sok magyarázni valót hagy maga után. Hacsak nem épp kapcsolatokat építesz ki az online közösségi hálón, teljesen felesleges időt pazarolni rá. Meg kell érteni, hogy felesleges. Ki kell vágni kegyetlenül az életedből.
- Sport – a sportnak fontos szerepe van mindennapi életünkben. Ha ülő munkát végezel, akkor kétszer akkora. A leggyakrabban használt kifogás, miért nem sportolunk pont, hogy az idő. De mit szólunk ahhoz, hogy sportolhatunk és az az idő, amit az edzéssel töltünk nem lesz elvesztegetett. Nem a sportolás végtelen hasznos kihatásáról beszélek, hogy több energiád lesz, egészségesebb, fittebb, magabiztosabb leszel, hanem a „halott időről”. Sokat pont ezért nem sportolnak, mert egyrészt nem prioritás, ami hiba, másrészt pedig elvesztegetett időnek tartják. Használd ki ezt a „halott időt”. Vegyél egy iPod-ot, vásárolj szuper motiváló hanganyagokat, a szakmádról szóló hangos könyveket és mehet a buli. Akkor már tényleg nem lesz kifogásod és dupla hasznot élvezhetsz.
- Ugyanez igaz az autó vezetésre, utazásra, sétára. Az emberek többsége rengeteg időt tölt el ezen tevékenységekkel. Használd ki a halott időt és bonyolíts le fontos, de nem sürgős telefonbeszélgetéseket ügyfelekkel, egyeztess időpontokat fontos emberekkel, szervezz meg egy eseményt.
#8 Átruházás – Delegálás
Egy cégnek az adminisztrációja és vezetése nagyon komplikált feladat és az egyik legfontosabb része a delegáció. Viszont nemcsak a legfontosabb, hanem az egyik legnehezebb is. Ha valaki nem tanul meg helyesen delegálni, rengeteg időt elveszít és forrásokat (embereket) is. Tanulj meg delegálni. Ez az egyike azoknak a csodálatos eszközöknek, amiket leírni sokkal egyszerűbb, mint megvalósítani. De egyszer megvalósítottuk, a haszon óriási.
Az első probléma rögtön ez a régi hiedelem (tévhit, ha úgy tetszik):
„Ha valamit jól akarok, akkor saját magamnak kell csinálni.”
Felejtsük el ezt a mondatot nagyon gyorsan. És nem csak azért, mert negatív megerősítés, és ha gyakran mondogatjuk a végén igaz lesz számunkra, hanem azért is, mert nem valós kijelentés. Ostobaság. A sikertelen emberek gondolkodásmódjához tartozik.
Gondolkodj el rajt, mik azok a rendszerességgel végzett dolgok, amiket nem feltétlenül saját magadnak kéne végrehajtanod. Ez lehet minden napos, egy héten egyszer vagy egy hónapban egyszer végzett tevékenység. Kérdezd meg magad:
„Mik azok a feladatok, amiket nem feltétlenül nekem kell végrehajtani?”
A válasz azoknak a dolgoknak a sora, amiket delegálhatsz. Sport, evés, alvás, telefonbeszélgetések fontos ügyfelekkel valószínűleg nem delegálhatók.
A legtöbb embernek rögtön a házimunka ugrik be elsőnek. Takarítás, főzés, mosás. Tudom, hogy nehéz tőle megválni, főleg, ha szeretünk takarítani, haha… És ne aggódj, a legtöbb embernek nagy problémája van a kezdettel. Sok negatív „Mi van, HA…” kérdés merül fel bennünk, mert agyunk megpróbál minket arról meggyőzni, hogy ez rossz ötlet. Vissza a megszokotthoz, a „biztonságba” – mondja az agyunk. Ha például bejárónőt fogadunk – Mi van, ha lop, mi van, ha nem alapos, mi van, ha nem időben érkezik, mi van, ha drága. Én már hallottam mindent.
A legtöbb ember azonban nagyon meglepődik, amikor végre rászánja magát és kipróbálja ennek a feladatkőrnek a delegálását, és azon gondolkodik, miért nem kezdte el előbb. Persze egy alapos tréning szükséges a delegáció előtt, ami kis időbe kerül. Készülj fel nehézségekre, hogy ne érjenek meglepetések. Lehetséges, hogy nem az első személy lesz a megfelelő, de a mai világban semmit sem adnak ingyen. Légy kitartó és ne add fel. Meg fogod találni az igazit.
A vállalkozásodtól függ, miket delegálsz. Lehet közösségi média marketing, online marketing, bevásárlás, időpont egyeztetések, marketing, SEO, weboldal fejlesztés, kutyasétáltatás, babysitting.
„Az egész üzleti világ a delegálásra épül.” – Anita Andrade
Milyen fajta delegációt tudunk itt elképzelni. Nézzük meg, hogy jelenleg miket csinálunk és kérdezzük meg magunktól, hogy mik azok a feladatok, amiket mások is meg tudnának csinálni helyettünk.
Videó – időgazdálkodás
Fogadjátok szeretettel ezt az extra segítséget, melyben többet tudhattok meg az időgazdálkodásról, fókuszról és még sok-sok más és felbecsületetlenül hasznos dologról:
Házifeladat
Na most, én mindig adok házi feladatot. Ez egyfajta nyomon követés, hogy az elmúlt idő ne vesszen kárba és hasonítsuk a tudást. A mai házi a következő: Vegyünk egy naptárat, ha eddig még nem tettük és este üljünk le, szánjunk rá 10-20 percet és töltsük ki az elkövetkező egy hetet.
Remélem csupa hasznos információval szolgálhattalak ma is téged. Ha tetszett légyszíves osztd meg és iratkozz fel az E-mail listámra.